Положение об обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, владельцем которых является продавец

 

Содержание

  1. 1. Общие понятия и сфера применения
  2. 2. Перечень баз персональных данных
  3. 3. Цель обработки персональных данных
  4. 4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действиях с персональными данными субъекта персональных данных
  5. 5. Местонахождение базы персональных данных
  6. 6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам
  7. 7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, сотрудники, непосредственно осуществляющие обработку и/или имеющие доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных
  8. 8. Права субъекта персональных данных
  9. 9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных
  10. 10. Государственная регистрация базы персональных данных

 

1. Общие понятия и сфера применения

1.1. Определение терминов:

база персональных данных — именованное множество упорядоченных персональных данных в электронной форме и/или в виде картотек персональных данных;

ответственное лицо — назначенное лицо, которое организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом;

владелец базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому законом или по согласию субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, которое утверждает цель обработки персональных данных в данной базе данных, устанавливает состав этих данных и процедуры их обработки, если иное не установлено законом;

Государственный реестр баз персональных данных — единая государственная информационная система сбора, накопления и обработки сведений о зарегистрированных базах персональных данных;

общественно-доступные источники персональных данных — справочники, адресные книги, реестры, списки, каталоги и иные систематизированные сборники открытой информации, содержащие персональные данные, размещенные и опубликованные с уведомлением субъекта персональных данных. Не считаются общественно-доступными источниками персональных данных социальные сети и интернет-ресурсы, в которых субъект персональных данных оставляет свои персональные данные (за исключением случаев, когда субъект персональных данных прямо указал, что данные размещены для их свободного распространения и использования);

согласие субъекта персональных данных — любое документированное, добровольное волеизъявление физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки;

обезличивание персональных данных — удаление сведений, позволяющих идентифицировать лицо;

обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий, полностью или частично осуществленных в информационной (автоматизированной) системе и/или в картотеках персональных данных, связанных со сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптацией, изменением, обновлением, использованием и распространением (распространением, реализацией, передачей), обезличиванием, уничтожением сведений о физическом лице;

персональные данные — сведения или совокупность сведений об определенном или определяемом физическом лице;

распорядитель базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому владельцем базы персональных данных или законом предоставлено право обрабатывать эти данные. Не является распорядителем базы персональных данных лицо, которому владельцем и/или распорядителем базы персональных данных поручено выполнять технические работы с базой персональных данных без доступа к содержанию персональных данных;

субъект персональных данных — физическое лицо, в отношении которого в соответствии с законом осуществляется обработка его персональных данных;

третье лицо — любое лицо, кроме субъекта персональных данных, владельца или распорядителя базы персональных данных и уполномоченного государственного органа по защите персональных данных, которому владельцем или распорядителем передаются персональные данные в соответствии с законом;

специальные категории данных — персональные данные о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или философских убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данные, касающиеся здоровья или интимной жизни.

1.2. Данное Положение обязательно к применению ответственным лицом и сотрудниками продавца, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей.

 

2. Перечень баз персональных данных

2.1. Продавец является владельцем следующих баз персональных данных:

  • база персональных данных контрагентов.

 

3. Цель обработки персональных данных

3.1. Целью обработки персональных данных в системе является обеспечение реализации гражданско-правовых отношений, предоставления, получения и осуществления расчетов за приобретённые товары и услуги в соответствии с Налоговым кодексом Украины, Законом Украины «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине».

 

4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действиях с персональными данными субъекта персональных данных

4.1. Согласие субъекта персональных данных должно быть добровольным волеизъявлением физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки.

4.2. Согласие субъекта персональных данных может быть предоставлено в следующих формах:

  • документ на бумажном носителе с реквизитами, позволяющими идентифицировать этот документ и физическое лицо;
  • электронный документ, содержащий обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать этот документ и физическое лицо. Добровольное волеизъявление целесообразно заверять электронной подписью субъекта персональных данных;
  • отметка на электронной странице документа или в электронном файле, обрабатываемом в информационной системе на основе документированных программно-технических решений.

4.3. Согласие субъекта персональных данных предоставляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.4. Уведомление субъекта персональных данных о включении его данных в базу, о правах, определённых Законом Украины «О защите персональных данных», о цели сбора данных и лицах, которым передаются его данные, осуществляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.5. Обработка данных о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или философских убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных о здоровье или интимной жизни (специальные категории данных) запрещается.

 

5. Местонахождение базы персональных данных

5.1. Указанные в разделе 2 данной Положении базы персональных данных находятся по адресу продавца.

 

6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам

6.1. Порядок доступа к персональным данным третьих лиц определяется условиями согласия субъекта персональных данных или в соответствии с требованиями закона.

6.2. Доступ к персональным данным третьему лицу не предоставляется, если указанное лицо отказывается принять на себя обязательства по обеспечению соблюдения требований Закона Украины «О защите персональных данных» или не в состоянии их выполнить.

6.3. Субъект отношений, связанных с персональными данными, подаёт запрос о доступе к персональным данным владельцу базы.

6.4. В запросе указываются:

  • фамилия, имя, отчество, место жительства (пребывания) и реквизиты документа, удостоверяющего личность запрашивающего;
  • наименование и местонахождение юридического лица, подающего запрос, должность, фамилия, имя, отчество лица, удостоверяющего запрос; подтверждение полномочий;
  • фамилия, имя, отчество и иные сведения, позволяющие идентифицировать субъект персональных данных;
  • сведения о базе персональных данных или об её владельце/распорядителе;
  • перечень запрашиваемых персональных данных;
  • цель и/или правовые основания запроса.

6.5. Срок рассмотрения запроса не может превышать десяти рабочих дней со дня его поступления. В течение этого срока владелец базы уведомляет заявителя о том, будет ли запрос удовлетворён или данные не подлежат предоставлению, с указанием оснований.

6.6. Отсрочка доступа допускается, если необходимые данные не могут быть предоставлены в течение тридцати календарных дней со дня поступления запроса. Общий срок рассмотрения не может превышать сорока пяти календарных дней.

6.7. Уведомление об отсрочке направляется в письменной форме с разъяснением порядка обжалования.

6.8. В уведомлении об отсрочке указываются:

  • фамилия, имя, отчество должностного лица;
  • дата отправки уведомления;
  • причина отсрочки;
  • срок, в течение которого запрос будет удовлетворён.

6.9. Отказ в доступе допускается, если доступ к данным запрещён законом.

6.10. В уведомлении об отказе указываются:

  • фамилия, имя, отчество должностного лица, отказавшего в доступе;
  • дата отправки уведомления;
  • причина отказа.

6.11. Решение об отсрочке или об отказе может быть обжаловано в суде.

 

7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, сотрудники, непосредственно осуществляющие обработку и/или имеющие доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных

7.1. Владелец базы персональных данных оснащён системными и программно-техническими средствами и средствами связи, предотвращающими утрату, кражу, несанкционированное уничтожение, искажение, подделку, копирование информации и отвечающими требованиям международных и национальных стандартов.

7.2. Ответственное лицо организует работу по защите персональных данных при их обработке в соответствии с законом. Назначается приказом владельца базы персональных данных.

Обязанности ответственного лица закрепляются в его должностной инструкции.

7.3. Ответственное лицо обязано:

  • знать законодательство Украины в сфере защиты персональных данных;
  • разрабатывать процедуры доступа к персональным данным сотрудников в соответствии с их должностными обязанностями;
  • обеспечивать выполнение сотрудниками требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов владельца базы;
  • разрабатывать порядок внутреннего контроля за соблюдением требований законодательства в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, включая периодичность контроля;
  • уведомлять владельца базы о нарушениях требований законодательства и внутренних документов не позднее одного рабочего дня с момента выявления;
  • обеспечивать хранение документов, подтверждающих предоставление субъектом персональных данных согласия на обработку и уведомления о его правах.

7.4. В целях исполнения своих обязанностей ответственное лицо имеет право:

  • получать необходимые документы, в том числе приказы и распоряжения владельца базы, связанные с обработкой персональных данных;
  • делать копии полученных документов, в том числе файлов и записей из локальных сетей и автономных систем;
  • принимать участие в обсуждении вопросов, связанных с защитой персональных данных;
  • вносить предложения по совершенствованию методов обработки и защиты персональных данных;
  • получать разъяснения по вопросам обработки персональных данных;
  • подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

7.5. Сотрудники, непосредственно осуществляющие обработку и/или имеющие доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, обязаны соблюдать требования законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов владельца базы.

7.6. Сотрудники, имеющие доступ к персональным данным, обязаны не допускать разглашения персональных данных любым способом как во время работы, так и после её прекращения, за исключением случаев, установленных законом.

7.7. Лица, нарушившие Закон Украины «О защите персональных данных», несут ответственность согласно законодательству Украины.

7.8. Персональные данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для целей их обработки, но в любом случае не дольше срока, определённого согласием субъекта персональных данных.

 

8. Права субъекта персональных данных

8.1. Субъект персональных данных имеет право:

  • знать о местонахождении базы персональных данных, содержащей его персональные данные, её назначении, наименовании, местонахождении владельца или распорядителя и давать соответствующие поручения уполномоченным лицам, кроме случаев, установленных законом;
  • получать информацию об условиях предоставления доступа к персональным данным, в том числе сведения о третьих лицах, которым передаются его персональные данные;
  • иметь доступ к своим персональным данным, содержащимся в соответствующей базе персональных данных;
  • получать не позднее чем через тридцать календарных дней с дня поступления запроса информацию о том, хранятся ли его персональные данные в базе, а также содержание хранящихся данных;
  • выдвигать обоснованное требование с возражением против обработки его персональных данных органами государственной власти или местного самоуправления при осуществлении их полномочий;
  • предъявлять обоснованное требование о изменении или уничтожении своих персональных данных любым владельцем и распорядителем базы в случае незаконной или недостоверной обработки;
  • защищать свои персональные данные от незаконной обработки и случайной утраты, уничтожения, повреждения;
  • обращаться по вопросам защиты своих прав в уполномоченные органы;
  • применять средства правовой защиты в случае нарушения законодательства о защите персональных данных.

 

9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных

9.1. Субъект персональных данных имеет право на получение любых сведений о себе у любого участника отношений, связанных с персональными данными, без указания цели запроса, кроме случаев, установленных законом.

9.2. Доступ субъекта персональных данных к своим данным осуществляется бесплатно.

9.3. Субъект персональных данных подаёт запрос о доступе к персональным данным владельцу базы.

В запросе указываются:

  • фамилия, имя, отчество, место проживания (пребывания) и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
  • иные сведения, позволяющие идентифицировать личность;
  • сведения о базе персональных данных или её владельце/распорядителе;
  • перечень запрашиваемых персональных данных;

9.4. Срок рассмотрения запроса не может превышать десяти рабочих дней со дня его поступления. В течение этого срока владелец базы уведомляет о том, будет ли запрос удовлетворён, с указанием оснований.

9.5. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней со дня его поступления, если иное не предусмотрено законом.

 

10. Государственная регистрация базы персональных данных

10.1. Государственная регистрация баз персональных данных осуществляется в соответствии со статьёй 9 Закона Украины «О защите персональных данных».