Положення про обробку і захист персональних даних у базах персональних даних, володільцем яких є продавець
Зміст
- 1. Загальні поняття та сфера застосування
- 2. Перелік баз персональних даних
- 3. Мета обробки персональних даних
- 4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб’єкта персональних даних
- 5. Місцезнаходження бази персональних даних
- 6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам
- 7. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків, строк зберігання персональних даних
- 8. Права суб’єкта персональних даних
- 9. Порядок роботи з запитами суб’єкта персональних даних
- 10. Державна реєстрація бази персональних даних
1. Загальні поняття та сфера застосування
1.1. Визначення термінів:
база персональних даних — іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;
відповідальна особа — визначена особа, яка організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону;
володілець бази персональних даних — фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб’єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;
Державний реєстр баз персональних даних — єдина державна інформаційна система збору, накопичення та обробки відомостей про зареєстровані бази персональних даних;
загальнодоступні джерела персональних даних — довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги, інші систематизовані збірники відкритої інформації, які містять персональні дані, розміщені та опубліковані з відома суб’єкта персональних даних. Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, в яких суб’єкт персональних даних залишає свої персональні дані (окрім випадків, коли суб’єктом персональних даних прямо зазначено, що персональні дані розміщені з метою їх вільного поширення та використання);
згода суб’єкта персональних даних — будь-яке документоване, добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки;
знеособлення персональних даних — вилучення відомостей, які дають змогу ідентифікувати особу;
обробка персональних даних — будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, які пов’язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу;
персональні дані — відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована;
розпорядник бази персональних даних — фізична чи юридична особа, якій володільцем бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані. Не є розпорядником бази персональних даних особа, якій володільцем та/або розпорядником бази персональних даних доручено здійснювати роботи технічного характеру з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних;
суб’єкт персональних даних — фізична особа, стосовно якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних;
третя особа — будь-яка особа, за винятком суб’єкта персональних даних, володільця чи розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якій володільцем чи розпорядником бази персональних даних здійснюється передача персональних даних відповідно до закону;
особливі категорії даних — персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також дані, що стосуються здоров’я чи статевого життя.
1.2. Дане Положення обов’язкове для застосування відповідальною особою та співробітниками продавця, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків.
2. Перелік баз персональних даних
2.1. Продавець є власником таких баз персональних даних:
- база персональних даних контрагентів.
3. Мета обробки персональних даних
3.1. Метою обробки персональних даних у системі є забезпечення реалізації цивільно-правових відносин, надання, отримання та здійснення розрахунків за придбані товари та послуги відповідно до Податкового кодексу України, Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб’єкта персональних даних
4.1. Згода суб’єкта персональних даних має бути добровільним волевиявленням фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їхньої обробки.
4.2. Згода суб’єкта персональних даних може бути надана у таких формах:
- документ на паперовому носії з реквізитами, що дають змогу ідентифікувати цей документ і фізичну особу;
- електронний документ, який має містити обов’язкові реквізити, що дають змогу ідентифікувати цей документ та фізичну особу. Добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних доцільно засвідчувати електронним підписом суб’єкта персональних даних;
- відмітка на електронній сторінці документа чи в електронному файлі, що обробляється в інформаційній системі на основі документованих програмно-технічних рішень.
4.3. Згода суб’єкта персональних даних надається під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.
4.4. Повідомлення суб’єкта персональних даних про включення його персональних даних до бази персональних даних, права, визначені Законом України «Про захист персональних даних», мету збору даних та осіб, яким передаються його персональні дані здійснюється під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.
4.5. Обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров’я чи статевого життя (особливі категорії даних) забороняється.
5. Місцезнаходження бази персональних даних
5.1. Вказані у розділі 2 цього Положення бази персональних даних знаходяться за адресою продавця.
6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам
6.1. Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб’єкта персональних даних або відповідно до вимог закону.
6.2. Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов’язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або неспроможна їх забезпечити.
6.3. Суб’єкт відносин, пов’язаних з персональними даними, подає запит щодо доступу (далі — запит) до персональних даних володільцю бази персональних даних.
6.4. У запиті зазначаються:
- прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (перебування) і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит;
- найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням;
- прізвище, ім’я та по батькові, а також інші відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит;
- відомості про базу персональних даних або про володільця/розпорядника цієї бази персональних даних;
- перелік персональних даних, що запитуються;
- мета та/або правові підстави для запиту.
6.5. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження. Протягом цього строку володілець бази персональних даних доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволений або персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави.
6.6. Відстрочення доступу допускається у разі, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів з дня надходження запиту. Загальний строк вирішення питань не може перевищувати сорока п’яти календарних днів.
6.7. Повідомлення про відстрочення доводиться до відома третьої особи у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження.
6.8. У повідомленні про відстрочення зазначаються:
- прізвище, ім’я та по батькові посадової особи;
- дата відправлення повідомлення;
- причина відстрочення;
- строк, протягом якого буде задоволено запит.
6.9. Відмова у доступі допускається, якщо доступ заборонено законом.
6.10. У повідомленні про відмову зазначаються:
- прізвище, ім’я, по батькові посадової особи, яка відмовляє;
- дата відправлення повідомлення;
- причина відмови.
6.11. Рішення про відстрочення або відмову може бути оскаржено в суді.
7. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків, строк зберігання персональних даних
7.1. Володільця бази персональних даних обладнано системними і програмно-технічними засобами та засобами зв’язку, які запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, викривленню, підробленню, копіюванню інформації і відповідають міжнародним та національним стандартам.
7.2. Відповідальна особа організовує роботу з захисту персональних даних при їх обробці відповідно до закону. Визначається наказом.
7.3. Обов’язки відповідальної особи:
- знати законодавство України з захисту персональних даних;
- розробляти процедури доступу до даних співробітників;
- забезпечувати виконання вимог законодавства;
- рoзробляти порядок внутрішнього контролю;
- повідомляти про порушення не пізніше одного робочого дня;
- забезпечувати зберігання документів про згоду та повідомлення про права.
7.4. Права відповідальної особи:
- отримувати документи, пов’язані з обробкою даних;
- робити копії документів і файлів;
- брати участь в обговореннях;
- вносити пропозиції з поліпшення;
- отримувати роз’яснення;
- підписувати документи в межах компетенції.
7.5. Сотрудники, які обробляють чи мають доступ до даних, зобов’язані дотримуватись вимог законодавства.
7.6. Сотрудники, які мають доступ, не можуть розголошувати дані ані під час роботи, ані після її припинення, крім випадків, передбачених законом.
7.7. Особи, які порушили Закон “Про захист ПД”, несуть відповідальність згідно з законодавством України.
7.8. Дані не повинні зберігатися довше, ніж необхідно для досягнення цілей обробки, але не довше строку, визначеного згодою суб’єкта даних.
8. Права суб’єкта персональних даних
8.1. Суб’єкт персональних даних має право:
- знати про місцезнаходження бази своїх даних, її призначення, власника або розпорядника;
- отримувати інформацію про умови доступу;
- отримувати доступ до своїх даних;
- отримувати відповідь не пізніше 30 календарних днів;
- заперечувати обробку органами влади;
- вимагати зміни або знищення незаконних або недостовірних даних;
- захищати дані від незаконної обробки та випадкової втрати;
- звертатися до уповноважених органів;
- застосовувати засоби правового захисту.
9. Порядок роботи з запитами суб’єкта персональних даних
9.1. Суб’єкт має право отримувати будь-яку інформацію про себе без зазначення мети, крім випадків, передбачених законом.
9.2. Доступ до даних здійснюється безоплатно.
9.3. Запит повинен містити:
- ПІБ, місце проживання та реквізити документа;
- інші відомості для ідентифікації;
- інформацію про базу або її власника/розпорядника;
- перелік запитуваних даних.
9.4. Строк розгляду — до 10 робочих днів. Протягом цього строку продавець повідомляє про результати.
9.5. Запит задовольняється протягом 30 календарних днів, якщо інше не встановлено законом.
10. Державна реєстрація бази персональних даних
10.1. Державна реєстрація здійснюється відповідно до статті 9 Закону України «Про захист персональних даних».